Die Meeting-Kultur in Unternehmen hat sich über die letzten Jahre hinweg erheblich gewandelt: Von langen Besprechungen, die oft als Zeitverschwendung wahrgenommen wurden, hin zu agilen und interaktiven Formaten, die Flexibilität und Effizienz fördern – die Art und Weise, wie wir Meetings gestalten, beeinflusst zunehmend die Produktivität. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Veränderungen und untersuchen die Vorteile und Herausforderungen, vor denen Unternehmen jetzt stehen.

Was Sie in diesem Beitrag erwartet

• Effizientere Meetings: Unternehmen setzen zunehmend auf kürzere, fokussierte Besprechungen, um produktiver zu arbeiten und Zeit zu sparen.
• Interaktive Formate: Statt reiner Frontalvorträge werden Meetings durch gemeinsames Arbeiten, aktiven Austausch und moderne Technologien interaktiver gestaltet.
• Zentrale Kommunikationsplattformen: Tools wie alfaview ermöglichen eine nahtlose, sichere und ortsunabhängige Zusammenarbeit, was den Arbeitsalltag erleichtert.
• Herausforderungen der neuen Meeting-Kultur: Technologische Hürden, Schulungsbedarf und das Risiko der Isolation erfordern gezielte Maßnahmen, um Teams optimal zu vernetzen.
• Die Zukunft der Meetings: Durch kurze, agile und digitale Meetings sowie asynchrone Kommunikation können Unternehmen ihre Zusammenarbeit langfristig verbessern.

Veränderung der Meeting-Kultur in den letzten Jahren

Meetings waren in vielen Unternehmen eine Gewohnheit, die als wenig produktiv und sogar als Hindernis wahrgenommen wurde. Lange Diskussionen und unstrukturierte Sitzungen führten häufig zu Unzufriedenheit und Unproduktivität. Doch in den letzten Jahren hat sich die Meeting-Kultur drastisch verändert, insbesondere durch die Einführung von agilen Arbeitsmethoden, der Digitalisierung und der zunehmenden Remote-Arbeit.

Kürzere Meetings und fokussierte Zusammenarbeit

Ein klarer Trend, der sich in der neuen Meeting-Kultur abzeichnet, sind kürzere Meetings. Anstatt sich zu langen Besprechungen zusammenzusetzen, bevorzugen Unternehmen mittlerweile schnelle und fokussierte Formate. Durch den Einsatz von Tools und Plattformen, die eine direkte Kommunikation ermöglichen, können Teams effizienter zusammenarbeiten, ohne stundenlang in Besprechungen zu sitzen. Sie konzentrieren sich auf das Wesentliche und weichen weniger vom Thema ab. Dieser Trend führt zu einer spürbaren Produktivitätssteigerung.

Interaktive Meeting-Formate: Zusammenarbeit neu denken

Auch das Format, in dem Meetings durchgeführt werden, hat sich grundlegend gewandelt. Statt der klassischen Präsentation, bei der ein:e Moderator:in Folien vorträgt und die Teilnehmenden nur zuhören, setzen immer mehr Unternehmen auf interaktive Formate.

Das bedeutet, dass Meetings aktiver gestaltet werden, um den Dialog zu fördern und die Zusammenarbeit zu intensivieren. Teams arbeiten gemeinsam an Problemlösungen, Ideen werden im virtuellen Raum ausgetauscht und durch den Einsatz von modernen Technologien lassen sich Entscheidungen schneller treffen.

Plattformen wie alfaview bieten eine ideale Umgebung für solche interaktiven Meetings, indem sie eine virtuelle Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen. Dies verbessert nicht nur die Kommunikation, sondern sorgt auch dafür, dass alle Teammitglieder gleichermaßen eingebunden werden.

Wichtig dabei ist: die eingeschaltete Kamera.

Vorteile einer zentralen Kommunikationsplattform

Die Integration einer zentralen Kommunikationsplattform ist ein entscheidender Faktor, um die Kommunikation – und damit die Meeting-Kultur – in Unternehmen nachhaltig zu verbessern. Mit Tools wie alfaview können Unternehmen sicherstellen, dass die gesamte Kommunikation und Zusammenarbeit an einem einzigen Ort stattfinden. Das hat mehrere Vorteile:

• Nahtlose Zusammenarbeit: Wenn alle Mitarbeitenden in einer virtuellen Arbeitsstätte miteinander vernetzt sind, braucht es keine Meeting-Links oder Videokonferenzeinladungen. Die Kolleg:innen sind, wie auch man selbst, den ganzen Arbeitstag über online – so wie sie auch im physischen Büro anwesend wären. Das empfinden 71 % der Befragten in einer Umfrage von Slack als produktivitätssteigernd.
• Sicherheit und Datenschutz: Durch die Nutzung einer DSGVO-konformen und ISO-zertifizierten Plattform können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Daten geschützt sind und die Kommunikation datenschutzkonform abläuft.
• Flexibilität: Die Mitarbeitenden können sich jederzeit treffen, unabhängig von ihrem Standort und ohne zunächst Meeting-Links generieren zu müssen. Dies fördert die interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder internationalen Teams.

Herausforderungen der neuen Meeting-Kultur

Diese neue Meeting-Kultur bringt einige Herausforderungen für Unternehmen mit sich.

Technologische Barrieren und Schulungsbedarf

Zunächst ist die Einführung neuer Meeting-Formate mit einem Technologieaufwand verbunden: Mitarbeitende müssen sich mit neuen Tools und Technologien vertraut machen. Dies erfordert nicht nur Schulungen, sondern auch eine kontinuierliche Unterstützung, um sicherzustellen, dass alle Funktionen korrekt genutzt werden.

Auch die technische Ausstattung spielt eine Rolle. Gerade bei Remote-Arbeit ist es wichtig, dass alle Mitarbeitenden über die nötige Hardware und stabile Internetverbindungen verfügen, um reibungslose virtuelle Meetings zu gewährleisten.

Gefühl der Entkopplung und Isolation

Besonders bei Remote- oder hybriden Arbeitsmodellen kann es vorkommen, dass sich Teammitglieder vom restlichen Unternehmen entkoppelt fühlen. Online-Meetings sind dann nicht nur Kommunikationsmittel, sondern auch ein soziales Bindeglied zwischen den Kolleg:innen. Die Gefahr der Einsamkeit oder das Gefühl der Trennung kann die Unternehmenskultur beeinträchtigen.

Hier kommt die Bedeutung von interaktiven Meetings und einer zentralen Kommunikationsplattform wie alfaview ins Spiel. Bei dieser Art der Zusammenarbeit kommt das Gefühl der Isolation gar nicht erst auf, weil ohnehin alle Kolleg:innen miteinander verbunden sind.

Die Zukunft der Meeting-Kultur in Unternehmen

Kürzere, fokussierte Meetings, die zunehmende Bedeutung der asynchronen Kommunikation und interaktive Formate bieten Unternehmen neue Möglichkeiten, ihre Zusammenarbeit zu optimieren. Doch die Einführung dieser neuen Ansätze erfordert nicht nur technologische Anpassungen, sondern auch einen bewussten Umgang mit den Herausforderungen, die sich aus der Veränderung der Kommunikationsstrukturen ergeben.

Eine gemeinsame, zentrale Kommunikationsplattform wie alfaview und ein gemeinsames Arbeiten im virtuellen Raum kann einen entscheidenden Beitrag zur Effizienzsteigerung und zum Erhalt einer positiven Unternehmenskultur leisten.