Lange vor Corona hat sich in Unternehmen bereits abgezeichnet, dass Arbeitnehmer:innen immer mehr Flexibilität in Bezug auf ihre Arbeitszeit einfordern. Eigenverantwortliches Arbeiten, digitale Organisationsmodelle und flache Hierarchien sind oftmals Kriterien für die neue Generation an Arbeitnehmer:innen, um sich für ein Unternehmen zu entscheiden.
Bürostrukturen müssen digitalisiert werden
Viele Unternehmen ermöglichen bereits einige Tage Home-Office pro Woche – bleiben jedoch ansonsten in tradierten Strukturen verhaftet. In der Folge haben Arbeitgeber:innen oft das Gefühl, dass Mitarbeiter:innen im Home-Office unproduktiv und ineffizient sind. Führungskräfte setzen sich daher oftmals dafür ein, Homeoffice-Zeiten zu reduzieren, um die Effizienz der Teams wieder auf ein Vor-Corona-Niveau zu bringen. Doch nicht das Arbeiten im Home-Office ist das Problem, sondern die nicht-digitalisierte Bürostruktur, die Mitarbeiter:innen im Home-Office isoliert. Aufgrund fehlender digitaler Tools ist die Umsetzung des Aufgabengebietes im Homeoffice nicht immer vollständig möglich.
Wenn Mitarbeiter:innen weiter auf Kopierer und Drucker vor Ort angewiesen sind, Meetings immer noch im Konferenzraum vor Ort stattfinden und Aktenordner die Büroräume füllen, dann wird auch zukünftig Home-Office aus Unternehmenssicht immer ein zweitklassiges Arbeitsmodell darstellen und eine gleichberechtigte Teilhabe der Mitarbeiter:innen im Home-Office nicht gelingen. Unternehmen brauchen dringend digitale Strukturen, um Mitarbeiter:innen im Homeoffice am Büroalltag gleichwertig partizipieren zu lassen. Papierlose Büros sowie digitale Kommunikations- und Organisationsstrukturen ermöglichen, dass es keine Rolle mehr spielt, wo die Beschäftigung ausgeübt wird.
Eine gelungene digitale Transformation von Unternehmen ist möglich
Wie eine gelungene digitale Transformation im Büroalltag umgesetzt werden kann, zeigt die alfa-Unternehmensgruppe. Als Vorreiter im Bereich des digitalen Unterrichts hat das Bildungsunternehmen alfatraining bereits im Jahr 2010 begonnen, sämtliche Prozesse zu digitalisieren. Heute arbeiten nahezu alle Mitarbeiter:innen aus dem Homeoffice. Die Kommunikation im Unternehmen findet über die eigens entwickelte Videokonferenzsoftware alfaview statt. Mit dieser leistungsfähigen Software ist es der Unternehmensgruppe gelungen, ihre Strukturen vollständig zu virtualisieren. Die Mitarbeiter:innen sind in virtuellen Räumen vernetzt, wie in einem Firmengebäude vor Ort: Sie sind jederzeit ansprechbar und können per Mausklick in andere Abteilungen „springen“ oder kurz mit dem Kollegen aus dem Nachbarbüro plauschen.
Hierbei ist eine eingeschaltete Kamera zu empfehlen, um sein Gegenüber wie im echten Büro mit Mimik und Gestik audiovisuell zu erleben. „In jeder Abteilung standen alle Prozesse auf dem Prüfstand“, so Niko Fostiropoulos, Geschäftsführer und Gründer von alfaview und alfatraining. „Wir haben in allen Bereichen nach digitalen Lösungen gesucht und diese umgesetzt. Wir sind damit in der Lage, Fachkräfte standortunabhängig und international zu rekrutieren und in unsere Unternehmensstruktur einzubinden.“
Ein gelungenes Modell – denn nur so spielt es wirklich keine Rolle mehr, ob die Arbeitnehmer:innen zu Hause oder im Büro arbeiten und nur so kann die digitale Transformation von Unternehmen gelingen.
Work new!
