Die digitale Transformation ist eine der größten Herausforderungen, der sich Deutschland derzeit stellen muss. Während andere europäische Länder die Kommunikation mit ihren Bürger:innen im öffentlichen Sektor bereits weitgehend digitalisiert haben, tut man sich in Deutschland mit virtuellen Amtswegen mancherorts noch schwer: Im internationalen Vergleich liegt Deutschland in der Sparte E-Government nur auf Platz 18 der 27 EU-Staaten.
Städte und Gemeinden beklagen oft eine mangelnde Partizipation ihrer Bürger:innen. Dabei könnten öffentliche Einrichtungen mit digitalen E-Government-Angeboten einen großen Schritt auf die Bevölkerung zugehen. Amtswege können digitalisiert, Anträge online eingereicht und Sprechstunden per Videokonferenz abgehalten werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Flexibilität, Zeitersparnis und Nähe zu den Bürger:innen.
Mehr Bürgernähe durch virtuelle Amtswege und digitale Bürgersprechstunden
In digitalen Bürgersprechstunden erreichen Politiker:innen ihre Wähler:innen und Interessierte niederschwellig und flexibel. Obwohl zahlreiche Politiker:innen ihre Sprechstunden auf den Abend legen, sind viele Menschen bei der Arbeit oder zuhause so eingespannt, dass sie nicht die Zeit finden, abends zu einer Veranstaltung außer Haus zu gehen. Führen Politiker:innen ihre Sprechstunden jedoch per Videokonferenz durch, können Menschen flexibel von Zuhause aus teilnehmen, ihre Fragen direkt stellen oder vorab per Mail oder über die entsprechenden Social-Media-Kanäle einreichen. Die Sprechstunden können auch aufgezeichnet werden und im Anschluss auf der eigenen Webseite oder auf YouTube veröffentlicht werden, was wiederum den Zugang zu Informationen für Menschen erleichtert, die zum Termin der Sprechstunden verhindert waren.
Auch Amtswege können vereinfacht werden, indem man ergänzend zum Vor-Ort-Termin auch Termine per Videokonferenz anbietet oder Anträge selbständig online ausgefüllt werden können. Dies erhöht die Flexibilität für die Bürger:innen und entlastet die Mitarbeiter:innen der Behörde. Online-Verfahren ermöglichen es Bürger:innen, rund um die Uhr Amtswege und Behördenkontakte elektronisch durchzuführen und rasch zu erledigen.
Virtuelle Kommunikation als Grundlage einer digitalen Verwaltungsstruktur
Noch einen Schritt weiter geht alfaview mit seiner raumbasierten Videokommunikationsplattform. Verwaltungseinrichtungen, die alfaview einsetzen und sich dort ihre Organisationsstruktur mit virtuellen Räumen eingerichtet haben, können Online-Termine bequem per Videokonferenz durchführen und Bürger:innen bei komplexeren Angelegenheiten, die mehrere Dezernate betreffen, per Mausklick weiter in den Warteraum der zuständigen Abteilung schicken. Ein:e Mitarbeiter:in kann die Wartenden nacheinander zu sich holen, ohne dass irgendjemand eine Wartenummer ziehen muss.
Aufgrund des Onlinezugangsgesetzes sind Bund, Länder und Kommunen sogar dazu verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen digital anzubieten und entsprechende Angebote zu schaffen. Dass dies bisher nur teilweise gelungen ist, belegt der Deutschland-Index der Digitalisierung 2023: Die vom Fraunhofer-Institut durchgeführte Studie analysiert den Stand der Digitalisierung der Verwaltung auf Länderebene. Obwohl viele Bundesländer bereits beachtliche Fortschritte erzielt haben, konnten laut Auswertung nur etwas mehr als die Hälfte der untersuchten Verwaltungsleistungen der Kommunen online abgewickelt werden. Auch im internationalen Vergleich liegt Deutschland in der Sparte E-Government nur auf Platz 18 der 27 EU-Staaten.
Virtuelle Kommunikationsplattformen spielen eine wichtige Rolle bei der Entwicklung hin zu einer digitalen Verwaltungsstruktur. Sie erleichtert nicht nur die Kommunikation mit den Bürger:innen und der Öffentlichkeit, sondern bieten auch für die interne Kommunikation große Vorteile: Teams können virtuell ortsunabhängig und mithilfe vielfältiger Kollaborationstools produktiv zusammenarbeiten. Mitarbeiter:innen werden so neue Arbeitsmodelle mit einer flexibleren Work-Life-Balance ermöglicht – nur so kann die öffentliche Verwaltung auch in Zukunft ein attraktiver Arbeitgeber für qualifizierte Fachkräfte bleiben.
